Fiche administrative

Compléter les informations administratives d'un usager

1 - Description

Démarche pour compléter ou modifier les informations administratives d’un usager.

 

2 - Actions à réaliser

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Les informations administratives de l’usager sont réparties en 4 blocs. Il est possible soit d’accéder à toutes les informations, soit d’accéder aux informations d’un seul bloc.

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Les informations saisies au moment de la création de l’usager sont reprises (sexe, civilité, nom, prénom et date de naissance). Il est possible de les modifier mais ces informations restent obligatoires (champs avec une étoile rouge).

Pour ajouter une photo, se reporter à la procédure : Ajouter une photo au dossier de l’usager

Pour la saisie de la ville de naissance, indiquer  le code postal ou la ville, le ou les résultats correspondant dans la base des codes postaux s’afficheront, sélectionner le bon résultat.

La saisie de la situation matrimoniale se fait à partir de la liste déroulante. Les autres informations sont en saisie libre.

Aucune information sur les coordonnées n’est obligatoire.

Pour les numéros de téléphone, aucune mise en forme du numéro n’est faite par le logiciel, vous pouvez saisir le numéro sous la forme sous lequel vous souhaitez qu’il apparaisse (ex. séparation par des points, des espaces, etc.). De plus, il est possible d’intégrer un texte complémentaire dans la limite du nombre de caractères autorisés (ex. 04.00.00.00.00 ligne directe).

Pour les adresses, saisir les champs nécessaires. Si l’usager est définitivement résident dans la structure, il est possible de cocher « adresse établissement ». Dans ce cas, les champs se rempliront automatiquement avec l’adresse de l’établissement.

La zone « commentaire » vous permet d’indiquer toute information complémentaire (limitée à 500 Caractères).

 

Une fois les informations saisies ou modifiées, vous devez enregistrer en utilisant le bouton en bas de page.

 

3 - Liens avec autres fonctionnalités

 

 

 

4 - Questions diverses

Il est préférable de se conformer aux  informations présentes sur les pièces d’identité.

 

Pour ces personnes, il est nécessaire de saisir les informations administratives telles qu’elles sont présentes sur la pièce d’identité. Par contre, vous pouvez indiquer le nom de religieuse dans le champ « Nom d’usage/surnom ». Cette information apparaît à côté du nom d’état civil dans le bandeau usager et les différentes listes.

 

Dès que l’usager est créé dans Livia, il est possible de saisir les informations administratives, même si aucun séjour n’est saisi.  

 

Ajouter une photo au dossier de l'usager

1 - Description

Je souhaite ajouter ou remplacer la photo d’un usager.

 

2 - Actions à réaliser

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3 - Liens avec autres fonctionnalités

 

4 - Questions diverses

Il est préférable de prioriser les formats JPEG ou PNG mais tous les types sont acceptés

 

Il n’est pas nécessaire de redimensionner la photo, lors de l’intégration, le logiciel la redimensionnera automatiquement.

 

 

Imprimer la fiche administrative de l'usager

1 - Description

Je souhaite imprimer les informations administratives de l’usager

 

2 - Actions à réaliser

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3 - Questions diverses

Selon le navigateur utilisé, la fenêtre d’impression ne s’ouvre pas forcément en pleine page. Par exemple, si vous utilisez Google Chrome, la fenêtre d’impression se trouve en bas et à gauche de l’écran, il suffit de cliquer dessus pour pouvoir lancer l’impression.

 

Sur la fenêtre d’impression, il convient de ne pas lancer l’impression mais d’enregistrer le document sur le poste informatique. Celui-ci sera enregistré sous un format Pdf et pourra être joint à un envoi d’email.

Non la fiche administrative se génère uniquement dans un format Pdf.