Dossier usager - Administratif

Fiche administrative

Fiche administrative

Compléter les informations administratives d'un usager

1 - Description

Démarche pour compléter ou modifier les informations administratives d’un usager.

 

2 - Actions à réaliser

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Les informations administratives de l’usager sont réparties en 4 blocs. Il est possible soit d’accéder à toutes les informations, soit d’accéder aux informations d’un seul bloc.

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Les informations saisies au moment de la création de l’usager sont reprises (sexe, civilité, nom, prénom et date de naissance). Il est possible de les modifier mais ces informations restent obligatoires (champs avec une étoile rouge).

Pour ajouter une photo, se reporter à la procédure : Ajouter une photo au dossier de l’usager

Pour la saisie de la ville de naissance, indiquer  le code postal ou la ville, le ou les résultats correspondant dans la base des codes postaux s’afficheront, sélectionner le bon résultat.

La saisie de la situation matrimoniale se fait à partir de la liste déroulante. Les autres informations sont en saisie libre.

Aucune information sur les coordonnées n’est obligatoire.

Pour les numéros de téléphone, aucune mise en forme du numéro n’est faite par le logiciel, vous pouvez saisir le numéro sous la forme sous lequel vous souhaitez qu’il apparaisse (ex. séparation par des points, des espaces, etc.). De plus, il est possible d’intégrer un texte complémentaire dans la limite du nombre de caractères autorisés (ex. 04.00.00.00.00 ligne directe).

Pour les adresses, saisir les champs nécessaires. Si l’usager est définitivement résident dans la structure, il est possible de cocher « adresse établissement ». Dans ce cas, les champs se rempliront automatiquement avec l’adresse de l’établissement.

La zone « commentaire » vous permet d’indiquer toute information complémentaire (limitée à 500 Caractères).

 

Une fois les informations saisies ou modifiées, vous devez enregistrer en utilisant le bouton en bas de page.

 

3 - Liens avec autres fonctionnalités

 

 

 

4 - Questions diverses

Il est préférable de se conformer aux  informations présentes sur les pièces d’identité.

 

Pour ces personnes, il est nécessaire de saisir les informations administratives telles qu’elles sont présentes sur la pièce d’identité. Par contre, vous pouvez indiquer le nom de religieuse dans le champ « Nom d’usage/surnom ». Cette information apparaît à côté du nom d’état civil dans le bandeau usager et les différentes listes.

 

Dès que l’usager est créé dans Livia, il est possible de saisir les informations administratives, même si aucun séjour n’est saisi.  

 

Fiche administrative

Ajouter une photo au dossier de l'usager

1 - Description

Je souhaite ajouter ou remplacer la photo d’un usager.

 

2 - Actions à réaliser

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3 - Liens avec autres fonctionnalités

 

4 - Questions diverses

Il est préférable de prioriser les formats JPEG ou PNG mais tous les types sont acceptés

 

Il n’est pas nécessaire de redimensionner la photo, lors de l’intégration, le logiciel la redimensionnera automatiquement.

 

 

Fiche administrative

Imprimer la fiche administrative de l'usager

1 - Description

Je souhaite imprimer les informations administratives de l’usager

 

2 - Actions à réaliser

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3 - Questions diverses

Selon le navigateur utilisé, la fenêtre d’impression ne s’ouvre pas forcément en pleine page. Par exemple, si vous utilisez Google Chrome, la fenêtre d’impression se trouve en bas et à gauche de l’écran, il suffit de cliquer dessus pour pouvoir lancer l’impression.

 

Sur la fenêtre d’impression, il convient de ne pas lancer l’impression mais d’enregistrer le document sur le poste informatique. Celui-ci sera enregistré sous un format Pdf et pourra être joint à un envoi d’email.

Non la fiche administrative se génère uniquement dans un format Pdf.

 

 

 

Présence - Absence

Présence - Absence

Saisir un séjour pour un usager en hébergement

Présence - Absence

Saisir un séjour pour un usager en accueil de jour

Présence - Absence

Clore un séjour pour un usager

Présence - Absence

Annuler la clôture d'un séjour

Présence - Absence

Consulter l'historique des séjours

Présence - Absence

Saisir un nouveau séjour pour un usager sorti

Présence - Absence

Valider la date d'entrée pour un séjour prévisionnel

Présence - Absence

Saisir une absence

Présence - Absence

Saisir un retour d'absence

Présence - Absence

Consulter l'historique des absences

Présence - Absence

Indiquer le logement ou la chambre d'un usager

Présence - Absence

Indiquer le changement de chambre d'un usager

Présence - Absence

Indiquer la présence au PASA d'un usager

Prises en charge

Prises en charge

Renseigner les informations d'assurance maladie pour un usager

1 - Description

Je renseigne les informations relatives à l’affiliation de l’usager à l’assurance maladie.

 

2 - Actions à réaliser

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Sélectionner ou saisir les informations souhaitées.  

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Sélectionner le nom de la caisse à partir de la liste déroulante. Si la caisse que vous recherchez n’apparaît pas dans la liste, vous pouvez la créer en sélectionnant « Autre caisse ». Une fenêtre de saisie du nom, adresses et téléphone de la caisse vous permettra de renseigner la caisse.

Vous pouvez renseigner un interlocuteur habituel de la caisse en saisissant son nom.

Sélectionner les codes indiqués sur l’attestation de carte vitale de l’usager à partir de la liste déroulante.

Les informations relatives à l’usager pourront être indiquées dans la partie « Bénéficiaire » avec notamment la saisie du numéro de sécurité sociale (calcul automatique de la clé), le taux de prise en charge, et les dates d’ouverture des droits.

De plus, il sera possible d’intégrer en pièce jointe l’attestation de sécurité sociale.

Si l’usager dépend de la Protection Universelle Maladie, cocher la case « oui » et Indiquer les dates de début et de fin de droits au format jj/mm/aaaa. L’information n’étant pas obligatoire.

Si l’usager n’est pas l’assuré mais est bénéficiaire d’un autre assuré (conjoint, parent), il sera nécessaire d’indiquer les informations relatives à l’assuré. Vous pouvez saisir les coordonnées de l’assuré ainsi que son numéro de sécurité sociale.

La zone « commentaire » vous permet d’indiquer toute information concernant la caisse d’assurance maladie ou l’affiliation de l’usager qui vous semble nécessaire (ex. heures pour joindre la caisse)

Cliquer sur le bouton  et sélectionner la pièce jointe que vous aurez préalablement stockée sur votre ordinateur.

 

 

 

3 - Liens avec autres fonctionnalités

 

 

4 - Questions diverses

Oui il est possible d’intégrer plusieurs pièces jointes.

 

Il est possible de ne pas indiquer de date de fin de droits, la saisie des dates n’est pas obligatoire.

 

Une fois que la CPAM est sélectionnée, il est possible de la supprimer en utilisant la gomme rouge qui se trouve à droite de la caisse. La zone redevient vide, vous pourrez alors sélectionner la caisse souhaitée.

 

Les caisses sont enregistrées dans l’annuaire de l’établissement. Pour apporter une modification sur l’adresse ou autre information relative à une caisse, un utilisateur disposant des droits doit réaliser la modification à partir de l’annuaire.

 

Ces informations se trouvent sur l’attestation de la carte vitale de l’usager. Le code grand régime est le début du code organisme indiqué sur l’attestation et le code gestion est indiqué dans une case prévue à cet effet.  

 

Vous pouvez saisir sur Livia le numéro de sécurité sociale sans la clé puis demander la génération de la clé à l’aide du bouton

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La clé est générée par un algorithme de calcul se basant sur le numéro de sécurité sociale. Donc si la clé générée est correcte, cela indique donc que le numéro saisi est correct.

 

Prises en charge

Editer le formulaire de demande PUMa pour un usager

1 - Description

Pour les usagers qui bénéficient de la Protection Universelle Maladie, il est possible d’éditer le formulaire Cerfa de demande PUMa.

 

2 - Actions à réaliser

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Un lecteur PDF est nécessaire pour l’édition ex. Adobe Reader.

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4 - Questions diverses

Le formulaire est un pdf remplissable en ligne. Vous pouvez donc saisir les informations directement sur l’ordinateur et enregistrer le formulaire rempli sur votre poste.

 

Non. Dans la version actuelle, le formulaire ne se pré remplit pas avec les informations saisies sur Livia.

 

 

 

Prises en charge

Renseigner la mutuelle d'un usager

1 - Description

L’usager bénéficie d’une mutuelle et je souhaite saisir les renseignements relatifs à cette affiliation et à la caisse mutuelle concernée dans Livia.

2 - Actions à réaliser

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Sélectionner le nom de la mutuelle à partir de la liste déroulante. Si la mutuelle que vous recherchez n’apparaît pas dans la liste, vous pouvez la créer en sélectionnant « Autre caisse ». Une fenêtre de saisie du nom, adresses et téléphone de la caisse vous permettra de renseigner la caisse mutuelle.

Vous pouvez renseigner un interlocuteur habituel de la caisse mutuelle en saisissant son nom.

La zone « commentaire » vous permet d’indiquer toute information concernant la caisse mutuelle ou l’affiliation de l’usager qui vous semble nécessaire (ex. heures pour joindre la caisse)

Cliquer sur le bouton  et sélectionner la pièce jointe que vous aurez préalablement stockée sur votre ordinateur.

Vous pouvez saisir directement le numéro d’adhérent dans le champ ou si le numéro d’adhérent est le numéro de sécurité sociale de l’usager, vous pouvez l’intégrer directement en cliquant sur

Indiquer des dates de début et de fin de droits au format jj/mm/aaaa. L’information n’étant pas obligatoire.

 

3 -  Liens autres fonctionnalités

 

4 - Questions diverses

Si l’usager n’a pas de caisse mutuelle, vous pouvez cliquer sur le bouton « + », et lorsque la zone de saisie s’ouvre, vous pouvez cocher la case « Ne cotise à aucune mutuelle » et enregistrer.  De cette façon, les autres utilisateurs auront l’information que l’usager ne dépend d’aucune caisse mutuelle.

 

Vous pouvez ajouter autant de caisses mutuelles que vous le souhaitez, cela permettra de saisir les 2 caisses mutuelles auxquelles est affilié l’usager

 

Oui il est possible d’intégrer plusieurs pièces jointes.

 

Il est possible de ne pas indiquer de date de fin de droits, la saisie des dates n’est pas obligatoire.

 

Une fois que la caisse mutuelle est sélectionnée, il est possible de la supprimer en utilisant la gomme rouge qui se trouve à droite de la caisse. La zone redevient vide, vous pourrez alors sélectionner la caisse souhaitée.

 

Les caisses mutuelles sont enregistrées dans l’annuaire de l’établissement. Pour apporter une modification sur l’adresse ou autre information relative à une caisse, un utilisateur disposant des droits doit réaliser la modification à partir de l’annuaire.

 

 

 

 

Prises en charge

Renseigner la Complémentaire Santé Solidaire pour un usager

1 - Description

L’usager bénéficie de la C2S (Complémentaire Santé Solidaire) et je veux renseigner les informations.

 

2 - Actions à réaliser

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Indiquer les dates de validité de la complémentaire santé solidaire.

Cliquer sur le bouton et sélectionner le document que vous souhaitez joindre et que vous aurez préalablement stocké sur votre ordinateur (ex. copie de la demande de prise en charge C2S).

La zone « commentaire » vous permet d’indiquer toute information concernant cette prise en charge de l’usager qui vous semble nécessaire (ex. modalités de remboursement)

 

3 - Liens avec autres fonctionnalités

 

4 - Questions diverses

Non l’information reste disponible tant que vous ne la supprimez pas.

 

Oui. Si cela est pertinent dans le cas de l’usager, il est possible de saisir l’information sur l’onglet « Mutuelle » et l’onglet « Complémentaire Santé Solidaire »

 

 

 

 

 

Prises en charge

Editer le formulaire de demande C2S

1 - Description

Pour les usagers qui souhaitent faire la demande de Complémentaire Santé Solidaire, il est possible d’éditer le formulaire Cerfa de demande C2S.

 

2 - Actions à réaliser

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3 - Questions diverses

Non le formulaire n’est un pdf remplissable en ligne. Vous devez l’imprimer et le remplir à la main.

 

Non. Dans la version actuelle, le formulaire ne se pré remplit pas avec les informations saisies sur Livia.

 

Non. Il faut au moins activer la C2S en répondant « oui »  pour pouvoir accéder au formulaire Cerfa.

 

Les caisses sont enregistrées dans l’annuaire de l’établissement. Pour apporter une modification sur l’adresse ou autre information relative à une caisse, un utilisateur disposant des droits doit réaliser la modification à partir de l’annuaire.

 

 

 

Contacts - Autres

Contacts - Autres

Gérer l'équipe d'accompagnement

1 - Description

Les professionnels, membres de l’équipe d’accompagnement de l’usager, doivent pouvoir être identifiés facilement dans Livia. Je souhaite ajouter ou retirer un membre de l’équipe d’accompagnement et suivre l’évolution de celle-ci.

 

2 - Actions à réaliser

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3 - Liens avec autres fonctionnalités

Lors de la diffusion d’un écrit professionnel, il est possible de sélectionner de manière rapide les professionnels identifiés comme membres de l’équipe d’accompagnement de l’usager concerné.

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Pour un projet « en élaboration », lors de la saisie de l’équipe projet, il est possible d’ajouter en totalité ou en partie l’équipe d’accompagnement identifiée pour l’usager.

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Une option est disponible, dans le module d’administration de Livia,  pour permettre la connexion uniquement sur les usagers dont le professionnel fait partie de l’équipe d’accompagnement.

(Cf. https://documentation.livia-parcoursdevie.fr/books/acc%C3%A8s-livia/page/activer-loption-de-connexion-equipe-daccompagnement)

 

 

4 - Questions diverses

Non, les professionnels membres de l’équipe projet du projet en cours ne seront pas modifiés en direct, si vous souhaitez faire évoluer cette partie, vous devrez agir directement sur le projet personnalisé.

 

Oui, il est possible d’ajouter un professionnel non utilisateur de Livia à l’équipe d’accompagnement d’un usager.

 

Non, les professionnels membres de l’équipe projet du projet en cours ne seront pas modifiés en direct, si vous souhaitez faire évoluer cette partie, vous devrez agir directement sur le projet personnalisé.