Planning établissement

Consulter le planning des activités

1 - Description

Lors de ma prise de poste ou à différents moments de la journée, je souhaite consulter le planning des activités mises en place par l’établissement.

 

2 - Actions à réaliser

 

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 Le but de cette fonctionnalité est de regrouper l’ensemble des éléments planifiés (activités, rendez-vous) pour les usagers. Plusieurs vues seront mises à disposition pour faciliter la lecture des informations.

 

Le planning des activités présente la totalité des éléments planifiés par l’établissement. Le point d’entré est la liste des activités prévues. Il est possible de l’afficher en jour, semaine, ou mois.

Des info bulles fourniront un certain nombre d’informations complémentaires au passage de la souris, comme le lieu de l’activité, la liste des participants ou la fréquence.

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Une autre vue est possible, avec comme point d’entrée la liste des usagers. Ce planning présente l’occupation des usagers avec leurs activités et rendez-vous. Les absences des usagers sont également présentes sur cette vue.

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Depuis le planning des usagers il est possible d’accéder au dossier d’un usager et à son agenda en cliquant sur le nom de celui-ci.

Depuis cet écran il est alors possible de consulter les éléments en vue planning ou en vues liste.

 

Vue planning

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Vue liste

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Depuis le planning établissement le professionnel connecté peut accéder à son agenda.

Celui-ci regroupe pour l’utilisateur l’ensemble des éléments planifiés pour lesquels il est noté comme intervenant.

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3 - Liens avec autres fonctionnalités

 

4 - Questions diverses

Oui, il n’y a pas de manipulation particulière à faire, dès l’enregistrement d’une activité ou d’un rendez-vous celui-ci se reporte automatiquement dans les différents plannings concernés (agenda de l’usager, planning établissement, planning des usagers, planning du ou des professionnels concernés).

 

Saisir une activité

1 - Description

Lors de ma prise de poste ou à différents moments de la journée, je souhaite saisir une activité mise en place dans l’établissement.

 

2 - Actions à réaliser

 

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 Le but de cette fonctionnalité est de regrouper l’ensemble des éléments planifiés (activités, rendez-vous) pour les usagers. Plusieurs vues seront mises à disposition pour faciliter la lecture des informations.

 

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Un module avancé de gestion des fréquences est disponible en sélectionnant le choix « Autres fréquences » si les propositions ne sont pas suffisamment précises.

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Par défaut, l’activité ou le rendez-vous sont planifiés en « interne ». Si l’activité se déroule dans un lieu externe à l’établissement, en cliquant sur le bouton « externe », différentes options seront proposées.

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Il est possible d’ajouter des participants à l’activité : un ou plusieurs usagers et un ou plusieurs intervenants. Pour cela, cliquer sur le volet « Participants et ressources/planification ».

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A partir de ce volet de planification des participants et des ressources, il est possible de visualiser directement la disponibilité de chacun. Un message de conflit s’affichera également lors de l’enregistrement.

 

Pour accéder à la saisie d’un commentaire ou pour joindre un document à l’activité, il suffit d’ouvrir le volet « plus d’options ».

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3 - Liens avec autres fonctionnalités

 

4 - Questions diverses

Oui Il est possible d’ajouter des objets de rendez-vous ou activités à partir du lexique. .

 

Oui. Il est possible de planifier une activité sans participants et de les ajouter par la suite en modifiant l’activité.

 

Il suffit de modifier l’horaire de l’activité concernée. Lors de l’enregistrement de la modification, Livia détecte automatiquement qu’il y a une récurrence et propose de modifier une seule activité ou toute la série.

 

Il est possible de planifier un rendez-vous usager à partir de l’agenda dans son dossier ou du planning établissement. L’information sera visible à partir des deux fonctionnalités.

 

 

Modifier une activité

1 - Description

J’ai saisi une activité et je souhaite modifier la date et heure ou apporter un complément d’information.

 

2 - Actions à réaliser

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La zone de saisie de l’activité s’ouvrira en présentant les éléments précédemment saisis

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Toutes les informations saisies dans l’activité sont modifiables. Il est également possible de saisir des zones non remplies précédemment ou de supprimer ou ajouter des participants.

 

Si l’activité était saisie avec une fréquence, lors de l’enregistrement de la modification, un message de confirmation demande si les modifications doivent être apportées sur uniquement sur le rendez-vous ou sur toute la série.

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La modification demandée sera apportée sur l’activité pour tous les participants.

 

3 - Liens avec autres fonctionnalités

 

4 - Questions diverses

Non la modification faite sur le rendez-vous ou l’activité sera visible automatiquement dans le dossier de l’usager. De même, s’il y a plusieurs participants au rendez-vous, la modification sera reportée sur les rendez-vous de chaque participant.

 

Non. Soit on modifie le rendez-vous ou l’activité, soit toute la série. Dans ce cas, il sera nécessaire d’apporter la modification sur les 2 activités concernées.

 

Supprimer une activité

1 - Description

J’ai saisi une activité (ou un rendez-vous) et je souhaite la supprimer car elle n’aura pas lieu.

 

2 - Actions à réaliser

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La zone de saisie de l’activité s’ouvrira en présentant les éléments précédemment saisis

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Il est nécessaire d’indiquer le motif de l’annulation de l’activité ou du rendez-vous

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Il convient d’indiquer si la suppression concerne le rendez-vous (ou activité) sélectionné ou toute la série et le motif d’annulation.

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3 - Liens avec autres fonctionnalités

 

4 - Questions diverses

La liste des motifs d’annulation est paramétrable à partir du lexique « agenda », item « motifs d’annulation ».

 

Oui. Toutes les activités (ou rendez-vous) supprimées sont conservées dans la base de données. Pour consulter les activités supprimées, il suffit de cliquer sur le bouton « Filtrer ». Les activités ou rendez-vous annulés apparaitront alors sur le planning et il sera possible de consulter le détail des informations annulées.

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Imprimer la gestion des activités

1 - Description

Je souhaite imprimer la gestion de l’activité.

 

2 - Actions à réaliser

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Deux choix sont proposés :

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3 - Liens avec autres fonctionnalités

Pour les rendez-vous usagers, ceux-ci sont également présents dans l’agenda de l’usager

 

Pour l’impression « avec photos », la photo sera issue de la fiche administrative de l’usager.

 

4 - Questions diverses

Oui. Pour cela, il convient de filtrer le planning sur les catégories et objets souhaités avant de générer l’impression.

 

Imprimer une fiche événement

1 - Description

Un rendez-vous externe chez un spécialiste est planifié pour un usager. Je souhaite imprimer une fiche reprenant les éléments du rendez-vous pour remettre à l’accompagnateur.

 

2 - Actions à réaliser

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3 - Liens avec autres fonctionnalités

Pour les rendez-vous usagers, ceux-ci sont également présents dans l’agenda de l’usager

 

Les informations et la photo de l’usager sont issues de la fiche administrative.

 

4 - Questions diverses

Oui. Tous les intervenants et usagers présents dans l’activité apparaissent sur la fiche événement. Pour les usagers, si la photo est intégrée dans la fiche administrative, celle-ci est intégrée dans l’impression.

 

Non. Il convient d’ouvrir chaque fiche pour pouvoir l’imprimer.

 

Oui. La même fonctionnalité d’impression de la fiche événement est disponible sur le planning d’organisation et sur l’agenda dans le dossier de l’usager.