Dossier des usagers

Créer un usager

1 - Description

Je crée un nouvel usager qui va séjourner dans mon établissement.

Information : La création du dossier d’un usager se fait en deux étapes distinctes :

La procédure de création de l’usager sera décrite dans ce document.

Les informations liées à cette action seront décrites dans les documentations :

 

2 - Actions à réaliser

 

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3 - Liens avec autres fonctionnalités

 

4 - Questions diverses

Indiquer les informations présentes sur les pièces d’identité.

 

La méthode de saisie du nom et du prénom lors de la création de l’usager n’a pas d’importance. Lors de l’enregistrement, le logiciel adoptera une écriture identique pour tous les usagers : Nom en majuscule, Prénom 1ère lettre en majuscule et le reste en minuscule. Les noms et prénoms seront donc harmonisés dans la liste des usagers.

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Soit la création n’est pas encore finalisée quand l’erreur est constatée, dans ce cas, il convient de cliquer sur « annuler » au lieu de « terminer » et de recommencer la création. Soit la création est finalisée, il est alors possible de corriger son erreur à partir de l’item « Fiche administrative ».

 

Lors de la création, le logiciel affichera les usagers ayant le même nom et/ou prénom que l’usager à créer. Si l’usager à créer est un homonyme, dans ce cas, il convient de sélectionner « créer un nouveau dossier » et de saisir les informations correspondantes. Il n’y aura pas de blocage.

 

L’information sur l’activité souhaitée qui est saisie au moment de la création de l’usager est purement informative. L’information de l’activité réelle liée au séjour active sera saisie lors de la création du séjour.

 

 

Accéder au dossier d'un usager en préadmission

1 - Description

J’ai créé un nouvel usager et je souhaite le retrouver dans Livia et accéder à son dossier.

 

2 - Actions à réaliser

 

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Pour chaque usager en préadmission, il est possible de supprimer son dossier. Pour cela, il convient de positionner la souris sur la ligne de la personne concernée. Une croix rouge apparaît à droite de la ligne et permet d’effectuer la suppression après confirmation.



3 - Liens avec autres fonctionnalités

Dès qu’un usager est en préadmission dans un établissement, si un utilisateur demande la création d’une personne avec des critères similaires, le dossier de cet usager apparaitra dans les résultats de la recherche, dans l’établissement concerné ou dans un autre établissement du groupe.

Pour tout usager en préadmission, il est possible d’accéder aux items du dossier et de commencer la saisie d’informations.

Il est possible de saisir une transmission sur un usager en préadmission.

 

4 - Questions diverses

Les informations du dossier de l’usager peuvent être saisies ou modifiées dès que celui-ci est en préadmission.

 

Quand un usager est présent ou en préadmission dans un autre établissement du groupe, il convient de lancer la création selon la procédure Créer un usager. Lors de la recherche d’identito-vigilance, Livia retrouvera le dossier déjà créé et l’affichera pour sélection et affectation  dans l’établissement souhaité.

 

La suppression d’un usager en préadmission est définitive. Si cette personne n’a jamais eu de séjour et n’est pas présente dans un autre établissement du groupe, il sera nécessaire de refaire la création.

 

 

Afficher la liste ou le tableau des usagers

1 - Description

Je souhaite consulter la liste des usagers ayant ou ayant eu un séjour dans l’établissement.

 

2 - Actions à réaliser

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Par défaut, les filtres activés sont « présents », « hospitalisation », « congés ». Il est possible de sélectionner plusieurs filtres.

En posant la souris sur le statut, une info bulle indique la nature du filtre.

Le nombre d’usagers correspondant à chaque statut est indiqué sur le pictogramme.

 

En cliquant sur le pictogramme, le filtre s’active et le pictogramme est entouré d’un cadre de la même couleur.

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Pour désactiver un filtre, il suffit de cliquer une nouvelle fois sur le pictogramme correspondant.

 

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3 - Liens avec autres fonctionnalités

Les informations affichées sur la liste et le tableau des usagers sont issues de la fiche administrative. Toute modification apportée sur celle-ci sera répercutée automatiquement sur la liste et le tableau des usagers.

Le statut de l’usager est déterminé par les informations présentes dans l’item « présence-absence ». La saisie du séjour, des absences, du logement permettront d’alimenter la liste  et le tableau des usagers

Le médecin traitant saisi dans l’item « Intervenants et partenaires » est repris sur le tableau des usagers.

Lorsqu’un isolement septique est prescrit à partir de l’item « prescriptions » dans la partie « prescriptions non médicamenteuses », le pictogramme apparaitra dans la liste et le tableau à côté de l’usager concerné.

 

4 - Questions diverses

Non. L’accès à la  liste des usagers est disponible à partir de tous les items du dossier de l’usager, il est donc simple de l’ouvrir et la refermer quand cela est nécessaire.

 

Non dès qu’une modification est apportée, la liste et le tableau des usagers sont automatiquement mis à jour sans aucune action de l’utilisateur.

 

Il n’y a aucun droit pour consulter la liste et le tableau des usagers. Tous les utilisateurs, quelques soient leurs droits y ont accès.

 

Pour qu’un usager en préadmission apparaisse dans cette colonne, il faut indiquer une date de début de séjour prévisionnelle, dans les 2 mois après la date du jour. Si l’usager n’a pas de séjour prévisionnel, il ne sera pas dans la liste.   

 

Rechercher un usager

1 - Description

Je me connecte sur Livia et je souhaite retrouver un usager.

 

2 - Actions à réaliser

 

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3 - Liens avec autres fonctionnalités

Lors de la recherche, celle-ci porte également sur le nom d’usage et le nom de naissance des usagers. Ces informations sont issues de la fiche administrative.

Le statut de l’usager est déterminé par les informations présentes dans l’item « présence-absence ». La saisie du séjour, des absences, du logement permettront d’alimenter la liste  et le tableau des usagers

 

4 - Questions diverses

Il suffit de saisir le nom de naissance ou d’usage sur le champ de recherche sur la liste des usagers.  En effet, cette recherche prend en compte les noms, prénoms, nom de naissance, nom d’usage des personnes saisies dans le logiciel.

 

Il est quelquefois difficile de retrouver un usager dont le prénom ou nom est composé ou qui a un nom long et compliqué. Dans ce cas, nous vous recommandons de ne saisir qu’un des 2 prénoms ou nom ou de raccourcir la saisie. En effet, si l’orthographe ou la saisie ne sont pas tout à fait identique, les chances d’avoir un résultat pertinent sont plus élevées.

 

Non ce n’est pas un dysfonctionnement.   La recherche sur la liste des usagers porte également sur les noms de naissance. Il se peut que les réponses qui semblent ne pas correspondre à la recherche présentent des usagers dont le nom de naissance correspond à la saisie.

 

 

Accéder au dossier d'un usager sorti

1 - Description

Je souhaite accéder au dossier d’un usager qui a été en séjour dans l’établissement mais qui est sorti.

 

2 - Actions à réaliser

 

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Par défaut, les filtres activés sont « présents », « hospitalisation », « congés ».

 

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3 - Liens avec autres fonctionnalités

Les informations affichées sur le tableau des usagers sont issues de la fiche administrative. Toute modification apportée sur celle-ci sera répercutée automatiquement sur la liste et le tableau des usagers.

Le statut de l’usager est déterminé par les informations présentes dans l’item « présence-absence ». Les usagers « sortis » ont obligatoirement eu au moins un séjour. Pour être en statut « Fin de séjour », l’usager ne doit plus avoir de séjour actif.

 

4 - Questions diverses

Non il ne faut surtout pas recréer l’usager s’il a déjà un dossier, cela créerait un doublon. Il convient simplement de saisir un nouveau séjour sur l’ancien dossier pour que l’usager fasse de nouveau partie de l’effectif.

 

Sur le tableau des usagers, la recherche ne porte que sur les informations affichées dans le tableau. Il convient de vérifier que les statuts correspondants aux usagers sortis sont bien cochés (Transfert, Retour à domicile, Décès). Sinon la recherche ne portera que sur les usagers présents ou dont les statuts sont cochés.

 

Oui. Toutes les informations qui ont été saisies sur le dossier lors d’un séjour précédent sont disponibles.

 

Il est possible de saisir ou modifier des informations sur le dossier d’un usager sorti.