Usagers

Dossier des usagers

Dossier des usagers

Créer un usager

1 - Description

Je crée un nouvel usager qui va séjourner dans mon établissement.

Information : La création du dossier d’un usager se fait en deux étapes distinctes :

La procédure de création de l’usager sera décrite dans ce document.

Les informations liées à cette action seront décrites dans les documentations :

 

2 - Actions à réaliser

 

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3 - Liens avec autres fonctionnalités

 

4 - Questions diverses

Indiquer les informations présentes sur les pièces d’identité.

 

La méthode de saisie du nom et du prénom lors de la création de l’usager n’a pas d’importance. Lors de l’enregistrement, le logiciel adoptera une écriture identique pour tous les usagers : Nom en majuscule, Prénom 1ère lettre en majuscule et le reste en minuscule. Les noms et prénoms seront donc harmonisés dans la liste des usagers.

.

Soit la création n’est pas encore finalisée quand l’erreur est constatée, dans ce cas, il convient de cliquer sur « annuler » au lieu de « terminer » et de recommencer la création. Soit la création est finalisée, il est alors possible de corriger son erreur à partir de l’item « Fiche administrative ».

 

Lors de la création, le logiciel affichera les usagers ayant le même nom et/ou prénom que l’usager à créer. Si l’usager à créer est un homonyme, dans ce cas, il convient de sélectionner « créer un nouveau dossier » et de saisir les informations correspondantes. Il n’y aura pas de blocage.

 

L’information sur l’activité souhaitée qui est saisie au moment de la création de l’usager est purement informative. L’information de l’activité réelle liée au séjour active sera saisie lors de la création du séjour.

 

 

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Accéder au dossier d'un usager en préadmission

1 - Description

J’ai créé un nouvel usager et je souhaite le retrouver dans Livia et accéder à son dossier.

 

2 - Actions à réaliser

 

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Pour chaque usager en préadmission, il est possible de supprimer son dossier. Pour cela, il convient de positionner la souris sur la ligne de la personne concernée. Une croix rouge apparaît à droite de la ligne et permet d’effectuer la suppression après confirmation.



3 - Liens avec autres fonctionnalités

Dès qu’un usager est en préadmission dans un établissement, si un utilisateur demande la création d’une personne avec des critères similaires, le dossier de cet usager apparaitra dans les résultats de la recherche, dans l’établissement concerné ou dans un autre établissement du groupe.

Pour tout usager en préadmission, il est possible d’accéder aux items du dossier et de commencer la saisie d’informations.

Il est possible de saisir une transmission sur un usager en préadmission.

 

4 - Questions diverses

Les informations du dossier de l’usager peuvent être saisies ou modifiées dès que celui-ci est en préadmission.

 

Quand un usager est présent ou en préadmission dans un autre établissement du groupe, il convient de lancer la création selon la procédure Créer un usager. Lors de la recherche d’identito-vigilance, Livia retrouvera le dossier déjà créé et l’affichera pour sélection et affectation  dans l’établissement souhaité.

 

La suppression d’un usager en préadmission est définitive. Si cette personne n’a jamais eu de séjour et n’est pas présente dans un autre établissement du groupe, il sera nécessaire de refaire la création.

 

 

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Afficher la liste ou le tableau des usagers

1 - Description

Je souhaite consulter la liste des usagers ayant ou ayant eu un séjour dans l’établissement.

 

2 - Actions à réaliser

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Par défaut, les filtres activés sont « présents », « hospitalisation », « congés ». Il est possible de sélectionner plusieurs filtres.

En posant la souris sur le statut, une info bulle indique la nature du filtre.

Le nombre d’usagers correspondant à chaque statut est indiqué sur le pictogramme.

 

En cliquant sur le pictogramme, le filtre s’active et le pictogramme est entouré d’un cadre de la même couleur.

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Pour désactiver un filtre, il suffit de cliquer une nouvelle fois sur le pictogramme correspondant.

 

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3 - Liens avec autres fonctionnalités

Les informations affichées sur la liste et le tableau des usagers sont issues de la fiche administrative. Toute modification apportée sur celle-ci sera répercutée automatiquement sur la liste et le tableau des usagers.

Le statut de l’usager est déterminé par les informations présentes dans l’item « présence-absence ». La saisie du séjour, des absences, du logement permettront d’alimenter la liste  et le tableau des usagers

Le médecin traitant saisi dans l’item « Intervenants et partenaires » est repris sur le tableau des usagers.

Lorsqu’un isolement septique est prescrit à partir de l’item « prescriptions » dans la partie « prescriptions non médicamenteuses », le pictogramme apparaitra dans la liste et le tableau à côté de l’usager concerné.

 

4 - Questions diverses

Non. L’accès à la  liste des usagers est disponible à partir de tous les items du dossier de l’usager, il est donc simple de l’ouvrir et la refermer quand cela est nécessaire.

 

Non dès qu’une modification est apportée, la liste et le tableau des usagers sont automatiquement mis à jour sans aucune action de l’utilisateur.

 

Il n’y a aucun droit pour consulter la liste et le tableau des usagers. Tous les utilisateurs, quelques soient leurs droits y ont accès.

 

Pour qu’un usager en préadmission apparaisse dans cette colonne, il faut indiquer une date de début de séjour prévisionnelle, dans les 2 mois après la date du jour. Si l’usager n’a pas de séjour prévisionnel, il ne sera pas dans la liste.   

 

Dossier des usagers

Rechercher un usager

1 - Description

Je me connecte sur Livia et je souhaite retrouver un usager.

 

2 - Actions à réaliser

 

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3 - Liens avec autres fonctionnalités

Lors de la recherche, celle-ci porte également sur le nom d’usage et le nom de naissance des usagers. Ces informations sont issues de la fiche administrative.

Le statut de l’usager est déterminé par les informations présentes dans l’item « présence-absence ». La saisie du séjour, des absences, du logement permettront d’alimenter la liste  et le tableau des usagers

 

4 - Questions diverses

Il suffit de saisir le nom de naissance ou d’usage sur le champ de recherche sur la liste des usagers.  En effet, cette recherche prend en compte les noms, prénoms, nom de naissance, nom d’usage des personnes saisies dans le logiciel.

 

Il est quelquefois difficile de retrouver un usager dont le prénom ou nom est composé ou qui a un nom long et compliqué. Dans ce cas, nous vous recommandons de ne saisir qu’un des 2 prénoms ou nom ou de raccourcir la saisie. En effet, si l’orthographe ou la saisie ne sont pas tout à fait identique, les chances d’avoir un résultat pertinent sont plus élevées.

 

Non ce n’est pas un dysfonctionnement.   La recherche sur la liste des usagers porte également sur les noms de naissance. Il se peut que les réponses qui semblent ne pas correspondre à la recherche présentent des usagers dont le nom de naissance correspond à la saisie.

 

 

Dossier des usagers

Accéder au dossier d'un usager sorti

1 - Description

Je souhaite accéder au dossier d’un usager qui a été en séjour dans l’établissement mais qui est sorti.

 

2 - Actions à réaliser

 

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Par défaut, les filtres activés sont « présents », « hospitalisation », « congés ».

 

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3 - Liens avec autres fonctionnalités

Les informations affichées sur le tableau des usagers sont issues de la fiche administrative. Toute modification apportée sur celle-ci sera répercutée automatiquement sur la liste et le tableau des usagers.

Le statut de l’usager est déterminé par les informations présentes dans l’item « présence-absence ». Les usagers « sortis » ont obligatoirement eu au moins un séjour. Pour être en statut « Fin de séjour », l’usager ne doit plus avoir de séjour actif.

 

4 - Questions diverses

Non il ne faut surtout pas recréer l’usager s’il a déjà un dossier, cela créerait un doublon. Il convient simplement de saisir un nouveau séjour sur l’ancien dossier pour que l’usager fasse de nouveau partie de l’effectif.

 

Sur le tableau des usagers, la recherche ne porte que sur les informations affichées dans le tableau. Il convient de vérifier que les statuts correspondants aux usagers sortis sont bien cochés (Transfert, Retour à domicile, Décès). Sinon la recherche ne portera que sur les usagers présents ou dont les statuts sont cochés.

 

Oui. Toutes les informations qui ont été saisies sur le dossier lors d’un séjour précédent sont disponibles.

 

Il est possible de saisir ou modifier des informations sur le dossier d’un usager sorti.

 

Impression des usagers

Impression des usagers

Imprimer la liste des usagers

1 - Description

Je souhaite imprimer la liste des usagers de l’établissement

 

2 - Actions à réaliser

 

 

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3 - Questions diverses

Non actuellement il n’est pas possible de faire de tri sur le tableau des usagers directement dans Livia et l’impression reprend ce qui est à l’écran. Par contre, il est possible d’imprimer sous un format Excel et d’utiliser les fonctions d’Excel pour trier le tableau selon vos souhaits.

 

Impression des usagers

Imprimer le DLU d'un usager

1 - Description

Je souhaite imprimer le dossier de liaison d’urgence d’un usager (DLU)

 

2 - Actions à réaliser

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3 - Liens avec autres fonctionnalités

 

4 - Questions diverses

Oui il est possible d’imprimer le Dossier de Liaison d’Urgence pour plusieurs usagers en même temps. Pour cela, il est nécessaire de passer par la fonctionnalité Impression multi-usagers.

 

Non le DLU n’est pas paramétrable dans cette version.

 

 

Suivi de pansement

Suivi de pansement

Planifier un suivi de pansement

1 - Description

L’état d’un usager nécessite un soin infirmier de pansement à une fréquence régulière. Je souhaite planifier ce soin pour en faire un suivi.

 

2 - Actions à réaliser

 

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Pour mettre en place le suivi de pansement, il suffit de compléter le soin « pansement » en indiquant :

 

Ces actions permettront d’enregistrer la mise en place du suivi de pansement.

 

 

3 - Liens avec autres fonctionnalités

Les soins planifiés se retrouveront sur le suivi quotidien à partir duquel ils pourront être validés.

Lorsqu’un nouveau suivi de pansement sera mis en place, l’information sera affichée sur le journal.

Accès au paramétrage des soins.

 

4 - Questions diverses

Oui. Il est possible de paramétrer les choix proposés à partir du lexique Plan de soins/pansement sauf pour la localisation.

 

Il est possible de saisir plusieurs soins de type pansement. Une fois que le premier soin est planifié, un icône « + » apparaît en dessous et permet de planifier un nouveau soin de type pansement. Chacun des soins de type pansement planifié fera l’objet d’un suivi.

 

Effectivement lors de la signature du soin pansement et de la saisie de la fiche de suivi, les informations saisies seront reportées sur le plan de soin.

 

 

Suivi de pansement

Saisir une fiche de suivi de pansement

1 - Description

Un suivi de pansement a été planifié pour un usager Après avoir réalisé le soin, je souhaite remplir la fiche de suivi de pansement.

 

2 - Actions à réaliser

 

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3 - Liens avec autres fonctionnalités

Mise en place du suivi de pansement

 

Accès au paramétrage des différents formulaires

 

4 - Questions diverses

Non la fiche de suivi de pansement ne doit être remplie que si le pansement a été réalisé. Dans ce cas, il conviendra soit de reporter le soin, soit de l’annuler en indiquant le motif.

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Pour accéder à l’historique des fiches de pansement, il suffit de cliquer sur le bouton « Afficher l’historique » sur la fiche de suivi. Les fiches de suivi remplies précédemment seront alors visibles.

 

Non seules les questions avec un astérisque blanc dans un triangle rouge sont obligatoires c’est-à-dire : la date et l’heure de la réalisation du pansement et le type de plaie. Les autres champs de saisie sont facultatifs.

 

 

Suivi de pansement

Accéder au suivi de pansement

1 - Description

Des soins de type pansement ont été planifiés et sont réalisés pour un usager. Je souhaite consulter le suivi du pansement.  

 

2 - Actions à réaliser

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3 - Liens avec autres fonctionnalités

Accès au paramétrage des différents formulaires

 

4 - Questions diverses

Dès qu’un soin de type pansement est terminé, le bouton « historique » apparaît dans le suivi de pansements.  En demandant l’affichage de l’historique, tous les suivis de pansement arrêtés apparaitront et il sera possible de consulter les fiches de suivi de ces pansement.

 

Les fiches de suivi de pansement ne sont modifiables que par leur auteur. Si vous n’êtes pas l’auteur d’une fiche, les boutons d’action de modification et de suppression n’apparaissent pas.

 

Non. lors de la saisie de la dernière fiche de suivi de pansement, il est possible d’indiquer que la plaie est guérie. Dans ce cas, le suivi de pansement sera automatiquement arrêté dans le plan de soins et le suivi quotidien.

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Suivi de pansement

Imprimer une fiche de suivi de pansement

1 - Description

Un pansement est planifié pour un usager. Le suivi de pansement est réalisé et je souhaite imprimer certaines fiches de suivi de pansement.

 

2 - Actions à réaliser

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3 - Liens avec autres fonctionnalités

Accès au paramétrage des différents formulaires

 

4 - Questions diverses

Non. Chaque fiche doit être imprimée individuellement.

 

Oui. Les fiches d’un suivi de pansement clos sont imprimables.

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Une fois que la CPAM est sélectionnée, il est possible de la supprimer en utilisant la gomme rouge qui se trouve à droite de la caisse. La zone redevient vide, vous pourrez alors sélectionner la caisse souhaitée.

 

Les caisses sont enregistrées dans l’annuaire de l’établissement. Pour apporter une modification sur l’adresse ou autre information relative à une caisse, un utilisateur disposant des droits doit réaliser la modification à partir de l’annuaire.

 

Ces informations se trouvent sur l’attestation de la carte vitale de l’usager. Le code grand régime est le début du code organisme indiqué sur l’attestation et le code gestion est indiqué dans une case prévue à cet effet.  

 

Vous pouvez saisir sur Livia le numéro de sécurité sociale sans la clé puis demander la génération de la clé à l’aide du bouton

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La clé est générée par un algorithme de calcul se basant sur le numéro de sécurité sociale. Donc si la clé générée est correcte, cela indique donc que le numéro saisi est correct.