Saisir une activité

1 - Description 

Lors de ma prise de poste ou à différents moments de la journée, je souhaite saisir une activité mise en place dans l’établissement.

 

2 - Actions à réaliser 

• Se connecter sur Livia
  

 

• Cliquer sur le menu « Organiser » et sélectionner le choix « Planning établissement »

 Le but de cette fonctionnalité est de regrouper l’ensemble des éléments planifiés (activités, rendez-vous) pour les usagers. Plusieurs vues seront mises à disposition pour faciliter la lecture des informations.

 

• Planifier une activité 
  • Cliquer sur le bouton « Planifier » en haut à droite du planning pour mettre en place l’activité souhaitée.

• • Sélectionner l’objet de l’activité ou du rendez-vous à partir de la liste déroulante (les éléments proposés sont rattachés à la nomenclature Serafin PH). Il est possible de compléter par un titre.

• • Indiquer la date et l’heure de l’activité ou du rendez-vous.

• • Si l’activité est récurrente, sélectionner une fréquence. Par défaut, l’activité est planifiée pour « une seule fois » mais il est possible d’indiquer une fréquence.

Un module avancé de gestion des fréquences est disponible en sélectionnant le choix « Autres fréquences » si les propositions ne sont pas suffisamment précises.

• • Indiquer le lieu de l’activité :

Par défaut, l’activité ou le rendez-vous sont planifiés en « interne ». Si l’activité se déroule dans un lieu externe à l’établissement, en cliquant sur le bouton « externe », différentes options seront proposées.

• • • • Compléter la destination,
      • Les heures de départ et retour
      • Le type de transport, un véhicule de l’établissement, un transporteur, autre

 

• • Indiquer les participants à l’activité :

Il est possible d’ajouter des participants à l’activité : un ou plusieurs usagers et un ou plusieurs intervenants. Pour cela, cliquer sur le volet « Participants et ressources/planification ».

A partir de ce volet de planification des participants et des ressources, il est possible de visualiser directement la disponibilité de chacun. Un message de conflit s’affichera également lors de l’enregistrement.

 

• • Saisir un commentaire ou ajouter une pièce jointe :

Pour accéder à la saisie d’un commentaire ou pour joindre un document à l’activité, il suffit d’ouvrir le volet « plus d’options ».

• Enregistrer l’activité ou le rendez-vous saisis.

 

3 - Liens avec autres fonctionnalités 

• Item « Agenda » dans le dossier de l’usager
• Présence/absence : Séjour, absences
• Lexiques « agenda »

 

4 - Questions diverses 

• Je ne trouve l’objet de rendez-vous que je cherche, est-il possible d’en ajouter à la liste proposée  ?

Oui Il est possible d’ajouter des objets de rendez-vous ou activités à partir du lexique. .

 

• Je dois planifier une animation mais je ne connais pas encore les participants. Est-ce que je peux saisir quand même cette activité  ?

Oui. Il est possible de planifier une activité sans participants et de les ajouter par la suite en modifiant l’activité.

 

• J’ai planifié une activité avec une fréquence tous les mardis. Mais ce mardi, il y a une modification d’horaire, comment puis-je faire  ?

Il suffit de modifier l’horaire de l’activité concernée. Lors de l’enregistrement de la modification, Livia détecte automatiquement qu’il y a une récurrence et propose de modifier une seule activité ou toute la série.

 

• Est-ce que je peux planifier un rendez-vous pour un seul usager à partir du planning établissement ou faut-il aller sur l’agenda dans le dossier de l’usager ?

Il est possible de planifier un rendez-vous usager à partir de l’agenda dans son dossier ou du planning établissement. L’information sera visible à partir des deux fonctionnalités.